Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis untuk Android dan iPhone, Lengkap dengan Contoh

Cara membuat pesan otomatis di WA bisnis menjadi salah satu hal yang wajib dipahami oleh pelaku usaha yang menggunakan WhatsApp Business sebagai media komunikasi dengan pelanggan. Fitur ini memungkinkan bisnis tetap memberikan respons meskipun pemilik sedang sibuk, berada di luar jam operasional, atau tidak dapat membalas pesan secara langsung.

Dengan memanfaatkan fitur balasan otomatis, pelanggan akan mendapatkan konfirmasi bahwa pesan mereka telah diterima. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan, menjaga pengalaman pelanggan, sekaligus membuat komunikasi bisnis terlihat lebih profesional.

Pada artikel ini Anda akan mempelajari apa itu fitur balasan otomatis di WhatsApp Business, cara mengaktifkannya di HP Android maupun iPhone, contoh pesan otomatis yang efektif, cara mengubah isi pesan, hingga langkah menonaktifkan fitur tersebut.

---

Apa Itu Fitur Balasan Otomatis di WhatsApp Business?

Balasan otomatis adalah fitur bawaan WhatsApp Business yang memungkinkan aplikasi mengirimkan pesan secara otomatis kepada pelanggan berdasarkan kondisi tertentu. Berbeda dengan aplikasi WhatsApp biasa, WhatsApp Business menyediakan beberapa fitur komunikasi yang dirancang khusus untuk kebutuhan usaha.

Ada tiga fitur utama yang sering digunakan, yaitu:

• Pesan Salam (Greeting Message), yaitu pesan yang dikirim kepada pelanggan baru atau pelanggan yang sudah lama tidak menghubungi bisnis.
• Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message), yaitu balasan otomatis ketika bisnis sedang tutup atau tidak tersedia.
• Balasan Cepat (Quick Replies), yaitu template jawaban yang bisa dipanggil menggunakan pintasan sehingga admin tidak perlu mengetik berulang kali.

Fitur-fitur tersebut membantu bisnis merespons pelanggan lebih cepat tanpa harus selalu aktif memegang ponsel.

Manfaat Menggunakan Pesan Otomatis di WA Business

Selain menghemat waktu, penggunaan pesan otomatis juga memberikan sejumlah keuntungan berikut.

• Meningkatkan profesionalitas bisnis.
• Memberikan kepastian kepada pelanggan bahwa pesan telah diterima.
• Mengurangi risiko pelanggan berpindah ke kompetitor karena menunggu balasan terlalu lama.
• Membantu mengelola komunikasi ketika volume chat sedang tinggi.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui respons awal yang cepat.

Karena alasan tersebut, fitur auto reply menjadi salah satu fitur yang paling sering dimanfaatkan oleh UMKM maupun perusahaan.

---

Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis untuk Smartphone Android

Pengguna smartphone Android dapat mengaktifkan fitur balasan otomatis langsung dari aplikasi WhatsApp Business tanpa aplikasi tambahan.

Setelah pengaturan selesai, WhatsApp Business akan mengirim pesan otomatis sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Cara Menggunakan Pesan Otomatis secara Default

• Pada aplikasi WhatsApp Business, buka ruang obrolan dengan pelanggan, lalu ketik tanda / pada kolom pesan. Daftar balasan cepat akan muncul, kemudian pilih template yang diinginkan dan kirim.
• Alternatif lainnya, buka ruang obrolan, ketuk Lampirkan, lalu pilih Balas Cepat. Setelah itu, pilih template balasan yang ingin digunakan dan kirim kepada pelanggan.

Cara Menggunakan Balasan Cepat sebagai Lampiran

• Jalankan aplikasi WhatsApp Business, kemudian masuk ke percakapan dengan pelanggan yang ingin Anda balas.
• Tekan menu Lampirkan, lalu pilih opsi Balas Cepat untuk menampilkan daftar template yang telah disimpan.
• Pilih salah satu template balasan yang sesuai dengan kebutuhan. Isi pesan akan otomatis dimasukkan ke kolom chat.
• Sebelum mengirimnya, Anda dapat mengubah atau menambahkan isi pesan agar lebih sesuai dengan pertanyaan pelanggan.
• Setelah pesan sudah sesuai, ketuk tombol Kirim untuk mengirimkan balasan tersebut.

Cara Mencari Pesan Balasan Otomatis dari Kolom Teks

• Jalankan aplikasi WhatsApp Business, kemudian buka percakapan dengan pelanggan yang akan Anda balas.
• Pada kotak pengetikan pesan, masukkan tanda / (garis miring). Daftar Balasan Cepat yang telah dibuat akan langsung ditampilkan.
• Pilih template balasan yang paling sesuai. Setelah dipilih, isi pesan akan otomatis dimasukkan ke kolom chat.
• Jika diperlukan, sesuaikan atau tambahkan isi pesan agar lebih relevan dengan pertanyaan maupun kebutuhan pelanggan.
• Setelah yakin pesan sudah benar, tekan tombol Kirim untuk mengirimkan balasan cepat tersebut.

Cara Mengaktifkan Away Message

Away Message merupakan fitur bawaan WhatsApp Business yang berfungsi mengirim balasan otomatis kepada pelanggan saat bisnis Anda sedang tidak beroperasi. Dengan fitur ini, pelanggan akan mengetahui bahwa pesan mereka telah diterima dan akan dibalas ketika jam layanan kembali aktif.

Berikut langkah-langkah untuk mengaktifkan Away Message di WhatsApp Business:

• Jalankan aplikasi WhatsApp Business di perangkat Android atau iPhone Anda.
• Masuk ke menu Setelan/Pengaturan, kemudian pilih Fitur Bisnis dan buka menu Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message).
• Aktifkan opsi Kirim Pesan di Luar Jam Kerja.
• Ketuk bagian isi pesan, lalu tuliskan balasan otomatis yang ingin dikirim kepada pelanggan.
• Pada menu Jadwal, tentukan kapan pesan otomatis akan dikirim. Anda dapat memilih salah satu dari tiga opsi yang tersedia, yaitu Selalu Kirim, Jadwal Khusus, atau Di Luar Jam Kerja.
• Selanjutnya, buka menu Penerima untuk menentukan siapa saja yang akan menerima pesan otomatis tersebut, misalnya semua kontak, kontak tertentu, atau pelanggan di luar daftar kontak.
• Setelah semua pengaturan selesai, tekan Simpan agar fitur Away Message mulai bekerja sesuai jadwal yang telah ditentukan.

---

Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis untuk HP iPhone

Langkah pada perangkat iPhone sebenarnya hampir sama dengan Android karena fitur WhatsApp Business memiliki tampilan yang serupa.

1. Buka aplikasi WhatsApp Business.
2. Masuk ke menu Pengaturan.
3. Pilih Fitur Bisnis.
4. Ketuk Pesan di Luar Jam Kerja.
5. Aktifkan fitur tersebut.
6. Masukkan isi pesan otomatis.
7. Tentukan jadwal pengiriman.
8. Pilih siapa saja yang akan menerima pesan.
9. Simpan perubahan.

Pastikan aplikasi menggunakan versi terbaru agar seluruh fitur tersedia secara lengkap.

Video Tutorial Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis

---

Cara Membuat Pesan Salam (Greeting Message)

Selain Away Message, WhatsApp Business juga menyediakan fitur Greeting Message.

Langkah mengaktifkannya:

1. Buka WhatsApp Business.
2. Pilih Fitur Bisnis.
3. Masuk ke Pesan Salam.
4. Aktifkan fitur tersebut.
5. Tulis ucapan selamat datang.
6. Pilih penerima.
7. Simpan.

Pesan salam cocok digunakan untuk menyambut pelanggan baru sehingga mereka langsung mendapatkan informasi awal mengenai bisnis Anda.

---

Contoh Pesan Otomatis WA Bisnis di Luar Jam Kerja

Berikut beberapa contoh pesan otomatis yang dapat digunakan.

Contoh 1

Halo, terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami sedang berada di luar jam operasional. Pesan Anda akan kami balas pada jam kerja berikutnya. Terima kasih atas kesabarannya.

Contoh 2

Terima kasih telah menghubungi layanan kami. Tim kami akan segera merespons pesan Anda pada pukul 08.00–17.00 WIB. Mohon menunggu.

Contoh 3

Halo. Pesan Anda sudah kami terima. Saat ini admin sedang offline. Kami akan segera membalas chat Anda secepat mungkin pada jam operasional.

Contoh 4

Terima kasih telah menghubungi kami. Untuk informasi produk, harga, maupun pemesanan, silakan tinggalkan pesan Anda. Kami akan menghubungi kembali pada hari kerja.

Gunakan bahasa yang ramah, singkat, dan jelas agar pelanggan memahami kapan mereka akan memperoleh balasan.

---

Cara Mengganti Pesan Otomatis di WA Business di HP Android dan iPhone

Jika ingin memperbarui isi balasan otomatis, langkahnya cukup mudah.

1. Buka WhatsApp Business.
2. Masuk ke menu Fitur Bisnis.
3. Pilih Pesan di Luar Jam Kerja.
4. Edit isi pesan.
5. Simpan perubahan.

Anda dapat mengganti isi pesan kapan saja, misalnya ketika ada perubahan jam operasional, promo baru, atau informasi libur nasional.

---

Cara Menonaktifkan Pesan Otomatis di WhatsApp Business

Apabila fitur balasan otomatis sudah tidak diperlukan, Anda bisa menonaktifkannya dengan langkah berikut.

1. Buka WhatsApp Business.
2. Masuk ke Fitur Bisnis.
3. Pilih Pesan di Luar Jam Kerja.
4. Nonaktifkan tombol Kirim Pesan di Luar Jam Kerja.
5. Simpan perubahan.

Setelah dinonaktifkan, WhatsApp Business tidak lagi mengirim balasan otomatis kepada pelanggan.

---

Tips Agar Pesan Otomatis Lebih Efektif

• Sampaikan informasi jam operasional.
• Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
• Hindari pesan yang terlalu panjang.
• Perbarui isi pesan apabila terdapat perubahan layanan.
• Sesuaikan isi pesan dengan karakter bisnis.
• Tambahkan informasi alternatif apabila pelanggan membutuhkan bantuan mendesak.

Pesan otomatis sebaiknya menjadi respons awal, bukan pengganti pelayanan pelanggan secara keseluruhan. Setelah pelanggan menerima balasan otomatis, usahakan tetap memberikan respons manual sesegera mungkin.

---

Kesimpulan

Cara membuat pesan otomatis di WA bisnis sangat mudah dilakukan baik menggunakan smartphone Android maupun iPhone. Anda hanya perlu memanfaatkan fitur bawaan WhatsApp Business seperti Pesan di Luar Jam Kerja dan Pesan Salam tanpa perlu memasang aplikasi tambahan.

Dengan pengaturan yang tepat, pelanggan akan tetap memperoleh respons awal secara otomatis sehingga komunikasi bisnis menjadi lebih profesional. Jangan lupa untuk memperbarui isi pesan sesuai kondisi bisnis serta menonaktifkannya apabila memang sudah tidak diperlukan.

---

FAQ