9 Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis

Apakah Anda memiliki pemikiran bahwasanya email bisnis (surel bisnis) sama dengan surat bisnis ? Bagaimana anda menjelaskan perbedaan antara email bisnis dan surat bisnis ? Begitu banyak orang yang menyamakan antara keduanya karena bertolak dari arti surat. Anda perlu tahu apa perbedaan email bisnis dan surat bisnis.

Pada dasarnya perbedaan keduanya ada pada media atau platform yang digunakan. Namun, ada pembeda lain yang harus Anda pahami. Sebelum itu mari kita simak apa sebenarnya email bisnis itu dan apa saja manfaatnya.

Baca Juga : Contoh Surat Bisnis Block Style

Pengertian Email Bisnis

Pada umumnya, business email atau email bisnis adalah email yang diperuntukkan bagi kepentingan bisnis. Email bisnis tentunya berbeda dengan email pribadi atau personal.

Email bisnis adalah alamat email yang ditutup dengan nama domain dari perusahaan, instansi, atau satuan bisnis. Biasanya nama domain berada setelah simbol @. Ini berguna untuk alat komunikasi internal dan branding perusahaan yang menambah kepercayaan konsumen.

Ciri-Ciri Email Bisnis dan Surat Bisnis

Surel bisnis dan surat bisnis keduanya merupakan alat komunikasi penting di lingkungan pekerjaan.

Agar dapat membedakan antara surel bisnis dan surat bisnis dengan cepat, kita harus mengetahui karakteristik dari masing-masing media komunikasi tersebut.

Dibawah ini adalah ulasan mengenai karakteristik surel bisnis dan surat bisnis:

1. Ciri- Ciri Email Bisnis

Email bisnis atau Surel bisnis biasanya memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Surel bisnis menggunakan alamat yang mencantumkan nama domain dari perusahaan atau entitas terkait, di mana nama domain tersebut muncul setelah simbol ‘@’.
• Biasanya diterapkan untuk berinteraksi dalam lingkup pekerjaan, baik di dalam maupun di luar perusahaan, contohnya untuk kegiatan pemasaran melalui email, mengirim tagihan, atau aktivitas promosi lainnya.
• Penyusunan surel bisnis dilakukan secara digital dan melalui perangkat elektronik.
• Untuk membuat dan mengirimkannya, diperlukan akses internet.
• Surel bisnis menawarkan kemudahan dan adaptabilitas yang lebih dibandingkan dengan surat bisnis konvensional.
• Akan tetapi, surel bisnis dapat menjadi sasaran ancaman keamanan digital dari individu atau kelompok yang memiliki niat jahat.

2. Ciri-ciri Surat Bisnis

Sedangkan surat bisnis memiliki karakteristik sebagai berikut:

• Surat bisnis merujuk pada dokumen fisik yang biasanya ditulis tangan dengan fokus pada keperluan bisnis.
• Seringkali digunakan untuk keperluan seperti pengiriman produk, dokumen perjalanan, tagihan versi cetak, dan keadaan lain yang mengharuskan adanya bukti dokumen fisik.
• Media utama dari surat bisnis adalah materi kertas.
• Meskipun surat bisnis bebas dari ancaman keamanan digital seperti surel bisnis, masih ada potensi risiko seperti kehilangan atau pencurian selama pengiriman.
• Dalam menyusunnya, surat bisnis tidak bergantung pada akses internet.
• Dalam sejumlah keadaan bisnis spesifik, surat bisnis masih dianggap penting karena kebutuhan akan bukti dokumen yang dapat diraba.

Manfaat Email Bisnis

Adapun beberapa keuntungan dan manfaat dari penggunaan email bisnis, antara lain:

• Loyalitas pelanggan semakin meningkat
• Sistem keamanan lebih baik dibandingkan email pribadi
• Fitur yang lebih lengkap
• Branding perusahaan
• Dapat dijadikan media penyimpanan data dengan kapasitas tertentu

Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis

How would you explain the difference between a business email and a business letter ? Atau apa beda antara email bisnis dan surat bisnis itu? Setelah Anda memahami pengertian dari email bisnis maka Anda juga harus tahu apa beda antara email dan surat bisnis. Lebih lengkap simak bahasan dari AlkisahNews.com di bawah ini.

1. Ditinjau Dari Sisi Definisi

Surat bisnis adalah surat yang mempunyai fungsi sebagai alat komunikasi secara tertulis yang dibuat untuk tujuan bisnis dan dunia kerja. Biasanya surat ini dibuat oleh suatu perusahaan dan dikirimkan kepada konsumen, investor, klien, perusahaan lain, dll. Tujuannya bermacam-macam seperti undangan, kesepakatan, invoice, informasi, pernyataan, dan sebagainya.

Sementara itu, email bisnis adalah Email bisnis adalah surat berbentuk elektronik yang diperuntukkan bagi kepentingan bisnis. Email bisnis tentunya berbeda dengan email pribadi atau personal. Email bisnis biasanya merekat dengan nama perusahaan sehingga sering dijadikan alat branding.

2. Penggunaan Media

Perbedaan antara surat dan email bisnis ini bisa dilihat dari media yang digunakan. Dari namanya saja kita sudah paham bahwasanya email adalah surat elektronik yang berarti pembuatan dan pendistribusian suratnya menggunakan perangkat elektronik semisal laptop, PC, smartphone, tablet, dll. Selain itu, jaringan internet juga diperlukan untuk menyambungkan beberapa media tersebut.

Sementara itu, surat bisnis adalah surat yang ditulis atau diketik sebagai media cetak yang diperuntukkan kepada kepentingan bisnis. Pembuatan dan pendistribusiannya dilakukan secara manual.

3. Penggunaan Nama Domain

Penulisan email bisnis sebaiknya menggunakan identitas perusahaan yang biasanya berasal dari nama domain website perusahaan tersebut. Itu biasanya tercantum setalah tanda @. Contoh : purwanto@indofood.com

Sementara itu, surat bisnis tidak memerlukan nama domain. Penulisan nama dan identitas perusahaan dalam surat mengikuti aturan surat formal lainnya.

4. Metode Mengenalkan Identitas

Saat ini, semakin banyak entitas bisnis yang beralih ke email untuk tujuan komunikasi karena kemudahannya dalam berhubungan dengan klien dan pelanggan. Untuk memastikan penerima mengetahui asal pengiriman, email bisnis biasanya dilengkapi dengan domain khas yang terletak setelah tanda ‘@’ dan mengikuti nama pemilik akun tersebut.

Jika email bisnis menggunakan domain populer seperti Gmail, Outlook, Live, dan lainnya, hal tersebut dapat menciptakan persepsi kurang profesional dan mungkin mengurangi tingkat kepercayaan. Karena alasan ini, banyak pemilik usaha memilih untuk membeli domain khusus guna meningkatkan citra profesional.

Sementara itu, untuk surat bisnis cetak, identitas perusahaan biasanya ditampilkan melalui kop surat. Di dalam kop surat, Anda akan menemukan detil seperti nama perusahaan, logo, alamat lengkap, informasi kontak, email, dan bahkan situs web resmi.

Harus diingat bahwa surat bisnis adalah bentuk dokumen cetak yang bersifat formal. Oleh karena itu, tidak hanya menggunakan bahasa yang resmi, surat tersebut juga dilengkapi dengan kop untuk menegaskan kesan profesionalitasnya.

5. Fungsi dan Peranan

Perbedaan yang berikutnya adalah dari segi fungsi. Pada dasarnya kedua hal ini berpedan penting sebagai penunjang dalam duia bisnis bila digunakan sesuai dengan kebutuhannya. Namun, ada beberapa perbedaan antara keduanya.

Kalau email bisnis biasanya berfungsi sebagai email marketing, pengiriman invoice kepada konsumen, alat integrasi tools perusahaan, dan meluaskan jangkauan promosi oleh perusahaan.

Sementara itu, surat bisnis biasanya dipergunakan pada pengiriman barang, surat jalan distribusi, invoice dalam bentuk cetak, surat cetak, dan hal-hal lain yang bersifat print out.

6. Praktis Dalam Pemakaian

Dalam kegiatan bisnis sehari-hari, email bisnis terbilang cukup mudah dan praktis untuk dimanfaatkan ketimbang surat bisnis. Apalagi dunia bisnis saat ini bergeser dari offline ke online.

Sementara itu, surat bisnis lebih sesuai dimanfaatkan pada perusahaan-perusahaan yang bersifat konvensional.

7. Kebutuhan Bisnis

Email bisnis biasanya dibutuhkan oleh perusahaan yang bertujuan untuk mencari engage kepada para konsumennya. Hal ini bisa dimanfaatkan melalui strategi email marketing.

Sementara itu, surat bisnis lebih dibutuhkan pada perusahaan yang sedang membangun kepercayan bisnis dan pada transaksi bisnis bersakala besar. Banyak orang yang lebih percaya surat bisnis karena berupa bukti tertulis otentik.

8. Bentuk Perusahaan

Yang menjadi pembeda selanjutnya adalah dari sisi bentuk perusahan. Pada dasarnya, segala jenis dan bentuk perusahaan bisa memanfaatkan baik surat atau email bisnis. Namun, biasanya perusahaan yang menggunakan email bisnis lebih dapat meningkatkan kepercayaan konsumen dan calon konsumen.

Selain itu, bentuk perusahaan yang daring lebih cocok untuk menggunakan email bisnis dalam menjaring dan menjangkau pelanggan. Terlebih lagi umur perusahaan terbilang baru. Sementara itu surat bisnis biasanya masih diterapkan oleh perusahaan yang sudah memiliki banyak pelanggan dan masih bersifat konvensional.

9. Keamanan Bisnis

Bilamana ditinjau dari segi keamanan maka email dan surat bisnis sama-sama mempunyai kelebihan dan kekurangan. Pemanfaatan email bisnis akan rentan terkena gangguan dari jaringan internet seperti hacking, cracking, phising, dll. Sebenarnya ini bisa dicegah dengan tetap melakukan pembaharuan program email. Selain itu, peningkatan keamanan dengan menggunakan jasa internet security bisa mengatasi masalah keamanan ini, akan tetapi akan membutuhkan biaya.

Sementara itu, surat bisnis lebih aman pada penggunaannya. Tidak akan akan masalah dari para hacker dan cracker. Hanya saja, surat bisnis bisa hilang dalam pemanfaatannya.

10. Biaya

Pengunaan email bisnis tentunya membutuhkan biaya bulanan karena penyediaan email bisnis sampai saat ini berasal dari perusahaan yang menyediakan jasa ini. Bilamana telat membayar jasa bulanan maka email bisnis tidak akan berfungsi.

Walaupun tidak semahal email bisnis, surat bisnis juga membutuhkan biaya. Beban keuangannya berupa persiapan alat tulis kantor yang biasanya tidak terlalu mahal.

11. Status Berlangganan

Harus disadari bahwa surel khusus untuk perusahaan memiliki domain tertentu. Untuk mendapatkan domain semacam itu, Anda harus mengeluarkan dana untuk berlangganan di layanan hosting. Namun, jika Anda memilih surat bisnis dalam bentuk cetak, Anda tidak perlu menanggung biaya berlangganan.

Jadi, Pilih Surat Bisnis Atau Email Bisnis?

Tidak bisa dipastikan mana yang unggul antara surel bisnis dan surat bisnis.

Melalui ulasan perbandingan antara surel bisnis dan surat bisnis, keduanya memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri, serta sesuai untuk tujuan bisnis yang tidak sama.

Berikut beberapa aspek yang harus dipertimbangkan ketika memutuskan antara surel bisnis dan surat bisnis:

Kelebihan dan Kelemahan Email Bisnis

Keunggulan dari email bisnis mencakup:

• Kemudahan dan keluwesan dalam penggunaannya.
• Memfasilitasi komunikasi yang cepat dan tepat.
• Menghubungkan Anda dengan klien atau rekan kerja meskipun berada di lokasi yang berbeda.
• Ideal untuk tujuan pemasaran melalui email, mengirim tagihan, atau mempromosikan produk.

Namun, ada beberapa kekurangan dalam menggunakan email bisnis:

• Berisiko menjadi sasaran aksi peretasan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
• Tidak menyediakan dokumentasi dalam bentuk fisik seperti surat.
• Memerlukan akses internet untuk mengaksesnya.

Keunggulan dan Kekurangan Surat Bisnis

Keunggulan surat bisnis meliputi:

• Menyediakan dokumentasi tanggung yang dapat disentuh.
• Lebih aman dari risiko peretasan.
• Dapat dibuat tanpa kebutuhan akses internet.

Namun, ada beberapa kelemahan dalam penggunaan surat bisnis:

• Proses pembuatannya yang lebih kompleks dan memerlukan waktu lebih lama.
• Kurang adaptif dan perubahan susah dilakukan setelah surat dikirim.
• Menyertakan biaya tambahan untuk pencetakan dan pengiriman.

Kesimpulan

Email bisnis dan surat bisnis keduanya adalah alat komunikasi penting dalam lingkungan bisnis, tetapi masing-masing memiliki karakteristik dan fungsi khusus. Email bisnis, seperti namanya, adalah surat berbentuk elektronik yang diperuntukkan bagi kepentingan bisnis. Karakteristik utamanya adalah alamat yang mencantumkan nama domain dari perusahaan dan diperlukan akses internet untuk membuat dan mengirimkannya.

Sebaliknya, surat bisnis adalah dokumen fisik yang biasanya ditulis tangan atau diketik, fokus pada keperluan bisnis, dan menggunakan media kertas sebagai media utamanya. Meskipun kedua alat komunikasi ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, keputusan untuk memilih antara surel bisnis dan surat bisnis seharusnya didasarkan pada kebutuhan dan sifat dari bisnis yang dijalankan.

Nah, itu tadi ulasan lengkap tentang pengertian dan manfaat email bisnis serta perbedaan email bisnis dan surat bisnis. Semoga bermanfaat.

Simak Juga : Jurusan Administrasi Bisnis